Goed samenwerken begint met communiceren!

Samenwerken aan projecten is in de machinebouw aan de orde van de dag. We delen heel wat informatie met andere vakdisciplines, via bijvoorbeeld meetings, e-mails, lijsten en tekeningen. Met allemaal hetzelfde doel: een werkende machine, installatie of besturing. Waarom loopt de samenwerking dan toch zo vaak mis? En belangrijker: wat kunnen we hieraan doen?

Verschillende brillen

Voor een succesvolle samenwerking is het uitwisselen van informatie van levensbelang, want ieder teamlid interpreteert informatie weer op z’n eigen manier. Neem nou een eenvoudig planningsoverzicht. De een ziet dat we achter lopen op schema, de ander dat er nog informatie ontbreekt voordat hij verder kan en weer een ander ziet een overschrijding van de kosten.

Nog een voorbeeld, dit keer uit uw eigen praktijk. Vraag voor de aardigheid aan tien collega’s een transportband te tekenen. Grote kans dat u tien verschillende ontwerpen terugkrijgt. Misschien bent u verrast, misschien kunt u erom lachen. Maar bij de meeste technische bedrijven is dit aan de orde van de dag. Elke engineer leest de offerte door z’n eigen bril. We denken dat we allemaal over hetzelfde praten en toch interpreteren we de offerte op verschillende manieren. Hoe kan dat?

De kunst van het weglaten

Taal is geweldig om informatie over te dragen, toch maken we er zo min mogelijk gebruik van. Zeker engineers zijn gewend efficiënt te communiceren – en dus zo veel mogelijk weg te laten. Niemand zit keer op keer te wachten op dezelfde gedetailleerde beschrijving van ieder detail in een proces. Door onze voorkennis leveren we dus onvolledige informatie. We veronderstellen een bepaald kennisniveau waarmee de lezer de informatie zelf kan aanvullen. Maar wordt dit wel op de juiste manier gedaan en wordt deze interpretatie wel gedeeld?

Technische vraagstukken leiden al snel tot een complexe verzameling informatie. Daarbij moeten ook nog eens verschillende afdelingen samenwerken om tot één oplossing te komen. Onze ‘eenvoudige’ transportband heeft tientallen kenmerken die we op elkaar moeten afstemmen: materialen, afmetingen, aandrijving, snelheid, aanloop, productdetectie, spanning, vermogen… Mag je van engineers verwachten dat ze iedere keer opnieuw alles tot in de kleinste details met elkaar afspreken? Het antwoord op deze retorische vraag luidt natuurlijk nee. Maar hoe zorg je dan dat iedereen het over dezelfde transportband heeft?

Gemeenschappelijk jargon

Gelukkig bestaat er een uitweg uit dit dilemma: het creëren van gemeenschappelijk jargon. Definieer – samen met alle ‘brillen’ die ermee te maken hebben – wat we bedoelen als we over een transportband praten. Verschillende engineeringafdelingen hebben ieder hun eigen informatie nodig, maar ook behoefte aan algemene gegevens die met elkaar overeenkomen. Deze worden nu nog gecommuniceerd via meetings, e-mails en Officedocumenten. Maar het is natuurlijk veel mooier als we hiervoor een gemeenschappelijke taal en structuren afspreken. Zodat zowel de mechanische engineer, de software engineer, de projectleider als de klant weten waar het over gaat.

Zo’n gemeenschappelijk jargon begint bij het opsplitsen van iedere installatie, machine of besturing in functionele basiseenheden. In onze eigen vaktermen noemen we dit functionele decompositie. Vergelijk het met een grote Legodoos: met standaard blokjes en een paar kleine aanpassingen is ieder product te bouwen. Inclusief iedere transportband die u kunt bedenken.

Centrale bibliotheek

Het wordt nog mooier als we deze modules en hun definities – volgens een vooraf afgesproken structuur – bewaren in een centrale bibliotheek. Bijvoorbeeld een documentbeheersysteem. Maar nog beter is een Product Lifecycle Management (PLM) systeem. Dit functioneert als backbone waarin verschillende engineeringafdelingen data opslaan en delen. Vervolgens geeft u iedere engineer toegang tot dit digitale woordenboek. PLM systemen bieden hierbij nog veel meer voordelen, zoals revisiebeheer om verouderde versies te voorkomen.

Begin met communiceren

Het wordt tijd dat we écht gaan samenwerken en communiceren. Maak vooraf duidelijke afspraken over structuren, benamingen en standaard onderdelen. Beheer deze in een centraal systeem. Op deze manier ontstaat een gemeenschappelijke taal waarmee verschillen in interpretatie tot het verleden behoren. De communicatie over dit jargon vindt plaats buiten de projecten om. Communicatie in het jargon tijdens de projecten zelf. Hierdoor heeft uw team tijdens projecten minder communicatie nodig, die ook nog eens soepeler verloopt.