Efficient engineering begint met slim artikelbeheer

Hoe ga je slim om met artikelbeheer op het Eplan Platform? In zijn break-out sessie op Let’s EPLAN 2024 ‘Artikelbeheer made easy’ behandelde Geert-Jan Verduijn de verschillende opties. Hij liet zien wat in de praktijk goed werkt, legde uit waarom dit een goede artikelbeheerkeuze is en gaf handige tips. Zijn belangrijkste bevindingen, zetten we in dit blog voor je op een rijtje.

Als Eplan consultant houdt Geert-Jan Verduijn zich dagelijks bezig met procesverbetering in zowel de engineering als de productie. “Dus met efficient engineering, zou je wel kunnen zeggen”, vertelt Geert-Jan. “In mijn ogen draait efficient engineering om het optimaal gebruikmaken van systemen en processen. Met als doel om maximale resultaten te behalen met minimale middelen.” In zijn presentatie liet Geert-Jan zien hoe je met Eplan het artikelbeheer efficiënter kunt doen. Daarbij behandelde hij alle facetten van artikelbeheer, van de import en export van artikeldata en mogelijkheden om artikeldata te standaardiseren tot alle verschillende bestandstypen, tabbladen en belangrijke velden op deze tabbladen.

De basis: type database, boomweergave en tabbladen

Er zijn in Eplan vier verschillende mogelijkheden voor engineers om artikeldata in te voeren, in vier verschillende typen databases. Geert-Jan: “Daarvan worden .alk en SQL het meest gebruikt. De derde optie is eStock. Daarnaast kun je API gebruiken, al kom ik dat zelden tegen.” Bij het beheren van artikeldata kunnen engineers niet om de boomweergave heen. “Deze mappenstructuur geeft je overzicht en kun je aanpassen naar je eigen wensen, bijvoorbeeld door de volgorde te veranderen, dat doe je in de instellingen. Je kunt uiteraard ook gewoon de standaard weergave gebruiken.” Ook de tabbladen geven overzicht en helpen om het artikelbeheer gestructureerd aan te pakken. “Het tabblad ‘overzicht’ geeft alle data weer die je hebt ingevuld. Via schema’s kan je zelf een lijst maken welke data je in een overzicht wilt zien op basis van bijvoorbeeld artikelnummer, ERP-nummer, schemamacro of omschrijving.”

Tips over tabbladen

Naast ‘overzicht’ zijn er nog zes tabbladen. Geert-Jan heeft een paar tips om daar slim mee te werken. “Ik adviseer vaak om het tabblad ‘Gebruikergedefinieerde eigenschappen’ niet te gebruiken. Dit maakt het artikelbeheer vaak nodeloos complex doordat het veel extra beheer met zich meebrengt terwijl er al veel van deze datavelden beschikbaar zijn.” Een andere tip van Geert-Jan gaat over het tabblad ‘Functiesjablonen’: “Hier kan je via ‘apparaatselectie’ het geselecteerde apparaat vergelijken met het getekende apparaat. Dus vul dit altijd nauwkeurig in!” De derde tip is van toepassing op het tabblad ‘Toebehoren’: maak van het geplaatste symbool het artikel met toebehorengebruik. Dan voorkom je onduidelijkheid over het gebruik van artikelen. “Neem een voet. Deze kan je onder meerdere relais plaatsen, dus dit kan je ook zien als een artikel met toebehoren. Maar een relais wordt geplaatst in het schema en de voet meestal niet. In dat geval registreer je het relais als artikel met de voet als toebehoren.” Tot slot adviseert Geert-Jan om het tabblad ‘Veiligheidsgerelateerde waarden’ niet meer te gebruiken. Dit wordt in de toekomst niet meer ondersteund.

Standaardisering

Wil je als engineer artikelen genereren? Dan kun je die vanuit jouw database toevoegen aan het schema. Om het artikelbeheer makkelijk te maken, kun je ook schakelen tussen bedrijfsstandaard en normen. Geert-Jan: “moet iemand voortaan via een bepaalde norm tekenen? Dat kun je aangeven in de instellingen. Hier kun je ook je eigen bedrijfsstandaard met eigen naam aanmaken. Je kunt tien verschillende standaarden invoeren, dus voor tien klanten een andere tekenwijze.”

Om een hoge kwaliteitstandaard aan te houden, heeft Eplan zelf een datastandaard opgesteld. “Dit is een soort handboek voor fabrikanten en voor gebruikers. Daarin staat welke velden je minimaal moet invullen om te kunnen garanderen dat jouw artikelbeheer goed gebruikt wordt. Uiteraard kan je als organisatie wel volledig zelf bepalen welke velden je invult. De Eplan datastandaard is slechts een hulpmiddel: het geeft je handvatten om te bepalen welke velden voor jullie belangrijk zijn en welke namen je die kunt geven. Het kost in eerste instantie even tijd om dit goed in te vullen en de juiste macro’s aan te maken, maar daar kan je daarna altijd gebruik van maken. Ofwel, een investering waarvan je vervolgens de vruchten blijft plukken.”